¿CÓMO OPERARÁ LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN COLOMBIA?
La facturación electrónica en Colombia implica un importante cambio que experimentarán las empresas grandes y pequeñas en su forma de operar frente a sus clientes, sus proveedores y —sobretodo—frente a la autoridad tributaria (en el caso de la facturación electrónica en Colombia, frente a la DIAN).
Efectivamente, a partir del 1ero de enero de 2019 (si se cumplen todos los cronogramas hoy establecidos), millones de empresas grandes y pequeñas en Colombia estarán enviando a la DIAN diariamente, electrónicamente, una copia de cada una de las facturas que generen, las cuales la DIAN usará para cursar con los impuestos pagados y reportados por los diferentes contribuyentes naturales y jurídicos.
¿Cómo se implementará entonces la facturación electrónica en el mundo real? ¿Cuáles son mis opciones como empresario? Existen varios caminos para “llegar a Roma”, unos más automáticos que otras, otros más sencillos y livianos de implementar, pero que implican más re-trabajos. A continuación, mencionaremos tres de los escenarios que, desde nuestra perspectiva, serán los más comunes:
Facturación electrónica “manual”: Este escenario es el más sencillo de todos y será probablemente el más utilizado por las empresas unipersonales y micro-PYME de bajo volumen de facturación. En esta esta modalidad, una empresa generará sus facturas a mano o tal vez en un software básico y rudimentario (por ejemplo en Excel). Luego, la empresa copiará los datos de la factura en una aplicación web que permitirá informarle a la DIAN el monto facturado en cada factura. Acorde a la legislación, la empresa tendrá 48 horas desde el momento de emitir una factura a un cliente para ingresar la información en dicho sistema que se comunica con la DIAN. Se habla de que la DIAN proveerá un sistema básico gratuito en la nube para operar bajo esta modalidad.
Facturación electrónica a través de una plataforma especializada: Este escenario describe lo que ocurre cuando una empresa contrata a un “Proveedor de Tecnología” privado para operar su facturación electrónica en Colombia. Acorde a lo que ha ocurrido en otros países de la región, los Proveedores de Tecnología ofrecerán una plataforma en la nube especializada a la que el empresario puede conectar el software de gestión empresarial (o ERP) con el que genera sus facturas en el día a día. Esto implica, por supuesto, un procedimiento de integración entre la plataforma ERP de cada empresa y la plataforma especializada de facturación electrónica elegida (lo cual tiene un costo). Una vez la integración entre las plataformas se encuentra operativa, cada vez que el empresario genera una factura en su ERP o software contable, ésta es absorbida por la plataforma de facturación electrónica, la cual procede a imprimirle un CUFE (código único de facturación electrónica) al documento, y además la enruta tanto al cliente receptor de la factura (a través del mail preestablecido del cliente) como a la DIAN.
Facturación electrónica directamente controlada por el sistema de gestión empresarial o ERP del cliente: Este último mecanismo es tal vez el más eficiente de los tres. Para operar bajo este mecanismo, el cliente debe contar con un software de gestión empresarial, software contable, o software ERP, que se encuentre directamente habilitado para generar y recibir facturas electrónicas. Para que esto suceda, el proveedor de tecnología que construye y / o opera el software de gestión ERP debe estar directamente habilitado por la DIAN como “Proveedor de Tecnlogía de Facturación Electrónica”. De esta manera, al operar su software administrativo en el día a día, la plataforma única logra convertir cada factura generada en una factura electrónica, sin intermediarios o sin necesidad de apelar a otras plataformas especializadas. Un procedimiento donde solo existe un único software que gestiona la totalidad del proceso posee muchas ventajas. Por ejemplo, las facturas electrónicas que se generan pueden consultarse directamente en el ERP de la empresa, sin necesidad de ir a otros sistemas separados. De manera similar, el ERP del cliente típicamente puede no solo emitir, si no también recibir las facturas electrónicas generadas por terceros, permitiendo pagarlas, cruzarlas, y en general generar operaciones de cartera o de financiación sin necesidad de ejecutar complejos interfaces. Por supuesto, para poder operar bajo este último mecanismo, es muy importante que cada negocio se asegure que el software de gestión que adquiere se encuentra habilitado por el proveedor y por la DIAN para operar la factura electrónica en Colombia.
Como todo lo nuevo, el procedimiento para implementar la facturación electrónica en Colombia tiene su trabajo. Sin embargo, la factura electrónica trae también muchos beneficios a las empresas, entre los cuales se encuentran una disminución en el uso del papel, una mayor agilidad en los cruces de cuentas, y la posibilidad de utilizar la factura como un título valor para realizar operaciones de financiación de capital de trabajo del tipo “factoring” o “confirming” de manera mucho más rápida y económica.
En todo caso, el paso a facturar electrónicamente en Colombia se hará inevitable a partir del 2019, por lo que le recomendamos que no se deje esperar, pues corre el riesgo de quedar “enlodado” en un cuello de botella que se presentará cuando falten pocas semanas para garantizar el cumplimiento de la norma y todos los proveedores se encuentren a full capacidad. ¡Comience mejor a explorar el mecanismo desde ya, adoptándolo de manera concienzuda y sin afán!
Acerca del Autor
Alejandro Vásquez es Director Comercial de Loggro, el Software de Gestión en la nube que te permite administrar tu negocio de una manera fácil y segura.
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