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Que es el documento equivalente Dian 

En Colombia, Como bien sabemos cuando se realiza una compra,  es necesario solicitarle la factura de venta, en este momento debe ser electrónica, el documento equivalente de venta, es el documento que reemplaza a la factura de venta en los casos en que la norma expresamente lo señala; se expide por el vendedor. Debemos tener claro que de acuerdo a  las nuevas modificaciones por parte de la DIAN, el documento equivalente a la factura de venta, es diferente al documento soporte en adquisiciones efectuadas con sujetos no obligados a expedir factura, anteriormente eran uno solo.

Documento equivalente formato

Como tal no existe un formato para el documento equivalente, pero puede realizarlo, a partir de los requisitos que se dan a mencionar en el párrafo quinto de este articulo.

¿ Se debe expedir resolución ante la Dian?

 Sí, se debe hacer por medio de la plataforma muisca de la Dian, como se venia trabajando al pedir numeración de facturas electrónicas y de papel.

Documento equivalente para régimen simplificado

Antes que nada debemos conocer que a partir del 1 enero del 2019 los conceptos han cambiado,  se elimina el régimen común y régimen simplificado ahora se habla de responsables y no responsables del impuesto a las ventas. Como mencionamos anteriormente después de realizar la compra, el  vendedor nos genera el documento equivalente, si no está sujeto a expedirlo; entonces deberá expedir en muchos casos una cuenta de cobro, que nosotros como compradores emitiremos ante  la DIAN por medio del documento soporte en adquisiciones efectuadas con sujetos no obligados a expedir factura. conoce que es documento soporte aquí.

 

Requisitos del documento equivalente:

Documento equivalente Requisitos
El tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S. a) Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.

d) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en las condiciones que se señalan en la presente resolución.

e) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

f) Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.

g) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

 

h) Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.

i) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

2. La boleta de ingreso a cine a) Estar denominado expresamente como boleta de ingreso a cine.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, de quien presta el servicio.

c) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

d) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

e) Número o nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la componen.

f) Ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición.

g) Nombre de la función o película que será presentada.

h) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

i) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

j) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.

3. El tiquete de transporte de pasajeros. a) Estar denominado expresamente como tiquete de transporte de pasajeros.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT de quien presta el servicio.

c) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria

-NIT- del adquiriente o apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del Número de Identificación Tributaria -NIT.

d) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

e) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

f) Descripción específica del servicio prestado, indicando el modo de transporte o tipo de operación.

g) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

h) Número de identificación del vehículo y el medio de transporte.

i) Empresa de transporte a la que se encuentra afiliado.

j) Lugar de origen y lugar destino.

k) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria

-NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

l) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados

4. El extracto. a) Denominación expresa como extracto.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien presta el servicio.

c) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria

-NIT del destinatario o apellidos y nombre y número de identificación; para los casos en que el destinatario no suministre la información de Número de Identificación Tributaria -NIT.

d) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

e) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha del extracto.

f) Descripción específica del servicio prestado.

g) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, según corresponda

h) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas -IVA y autorretenedor de Impuesto sobre la Renta y Complementarios y de Gran Contribuyente, según corresponda.

j) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria

-NIT-, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien emite el tiquete.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha de expedición.

d) Descripción específica o genérica del bien y/o prestación del servicio.

e) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

6. El documento en juegos localizados. a) Denominación expresa como documento en juegos localizados – relación diaria de control de ventas.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberán contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT- de quien presta el servicio.

c) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

d) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora del documento en juegos localizados – relación diaria de control de ventas.

e) Número de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego.

f) Dirección en que se encuentra el establecimiento, en caso de ser virtual suministrar la dirección de internet y la dirección IP.

g) Valor de la base o depósito en dinero y valor de lo pagado en cada una de las maquinas o juego.

h) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor diario por cada instrumento de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego.

i) Valor del Impuesto sobre las Ventas -IVA en el último documento resumen en juegos localizados – relación diaria de control de ventas del periodo que se declara.

j) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

7. La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados. a) Estar denominado como juegos de suerte y azar, indicando si se trata de boleta, fracción o formulario.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de la empresa responsable del sorteo.

c) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

d) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha de realización del sorteo.

e) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor de la fracción, boleta o apuesta.

f) Discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando el juego esté gravado con este impuesto.

g) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

8. El documento expedido para el cobro de peajes. a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien presta el servicio.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha de expedición.

d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios.

e) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

f) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores. a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien presta el servicio.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

 

d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios.

e) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, según corresponda.

f) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

g) Comisión a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.

h) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien presta el servicio.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios.

e) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, según corresponda.

f) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

g) Comisión a favor de la bolsa.

h) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien presta el servicio.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.

e) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas –IVA, según corresponda.

f) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

g) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos. a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien presta el servicio.

 

b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.

d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios.

e) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.

f) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

g) Código único del evento – PULEP.

h) Nombre del evento.

i) Sala, escenario, puesto y/o localidad asignada.

j) Indicar la palabra “cortesía”, cuando aplique.

13. El documento equivalente electrónico. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación,
de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la
Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
-DIAN.Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

 

Es importante  contactarse con los proveedores de software contable para conocer como se va a manejar por parte del sistema estos documentos.

 

Normatividad: articulo 13 Resolución 00042 de 2020, articulo  1.6.1.4.6. decreto 358 del 2020,